Zo voorkom je dat jouw e-mail in de spambox komt

We kennen het allemaal en we vinden het allemaal net zo vervelend: je verzendt een e-mail en deze komt niet aan of komt bij de ontvanger in de spambox terecht. Wist je dat je dit kunt voorkomen? Ik maak je graag wegwijs in de wereld van de spambox.

Als je een e-mail verstuurt, dan zal de ontvangende mailserver een aantal controles uitvoeren om te bepalen of de e-mail door een persoon, kwaadwillende partij of een spambot verzonden is. Deze controles zijn bij de ene ontvanger strenger dan bij de andere. Bij deze controles wordt gekeken naar de e-mail headers, de instellingen van de verzendende mailserver en de domeinnaam. Deze controles kun je zien als een soort van checklist. Hoe meer checks in orde zijn, des te hoger de score en hoe groter de kans dat de e-mail gewoon in de inbox terecht komt.

Wil je weten of jouw e-mails in de spam van je ontvangers belanden? Dit kun je testen door middel van de tool mail-tester.com. Deze website biedt een tijdelijk e-mailadres aan. Hier kun je een mail naartoe sturen en dan krijg je een score van jouw e-mail en feedback om dit te verbeteren. Daarnaast geeft deze tool aan hoe groot de kans is dat jouw e-mail bij de ontvanger in de spambox terecht komt.

Waar gaat het dan bijvoorbeeld mis? Het kan van alles zijn. Wij zien de volgende 4 verbeterpunten vaak langskomen:

• SPF-record is niet geldig of onjuist
  Sender Policy Framework (SPF) is een e-mail valideringssysteem: het is bedoeld om spammails te voorkomen. Hierbij wordt het IP-adres van de verzendende mailserver gevalideerd met de instellingen bij de domeinnaam. Komt je e-mail niet door deze test? Voeg dan een zogeheten TXT-record toe bij je domeinnaam met het IP-adres van de mailserver.
• DKIM-handtekening is niet geldig of onjuist
  DomainKeys Identified Mail (DKIM) is een methode voor het koppelen van een domeinnaam met een e-mailbericht. Hierdoor kan een persoon, functie of organisatie enige vorm van verantwoordelijkheid voor de verzonden boodschap claimen. Komt je e-mail niet door deze test? Genereer dan een DKIM-record en voeg deze als TXT-record bij je domeinnaam toe.
• DMARC-record ontbreekt
  Een DMARC-record zorgt ervoor dat de verzender kan meesturen dat verzonden e-mails beschermd zijn met SPF en/of DKIM. Daarbij geeft het instructie wat te doen als één van deze records onjuist is. Voeg deze record alleen toe als er een geldig DKIM en SPF-record bestaat. Deze DMARC-record is in te stellen bij de domeinnaam. Voeg hiervoor een TXT-record toe met de DMARC-key.
• IP adres van de server staat op de zwarte lijst
  Wereldwijd zijn er 25 grote lijsten die bijhouden welke mailservers regelmatig spam versturen. Zodra jouw mailserver op deze lijst staat, zal jouw verzonden mail in de spambox belanden. Staat jouw mailserver op deze lijst? Dan moet je per lijst een verzoek tot verwijdering indienen.

Wil je hier zelf mee aan de slag? Dan heb je toegang tot de domeinnaam en mailserver nodig. Wij raden aan om deze wijzingen door iemand te laten doen die dit eerder heeft gedaan. Zo voorkom je dat het probleem erger wordt. Wij helpen of adviseren je graag.

Heb jij het idee dat jouw e-mails in de spambox belanden? Wij kijken graag met je mee en helpen je met het vinden van een oplossing. Neem gerust contact met mij op! Maar niet te veel spammen, hè?